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Gestion del tiempo

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Como gestionar mejor tu tiempo

Hoy por hoy, en nuestra era digital estamos bombardeados mucho más que nunca y se hace muy difícil tener claro la gestión del tiempo.

El tiempo es, aunque no nos demos cuenta, el valor mas valioso que tenemos. Insisto más valiosos incluso que el dinero. Lo que ocurre es que nos creemos que vamos a vivir siempre.

«Cuando hemos perdido de vista definitivamente nuestro objetivo es entonces cuando redoblamos nuestro esfuerzo». (Mark Twain)

Por qué es valioso el tiempo:

Porque es escaso, porque no se puede comprar, porque no se multiplica…etc..

Ya sabemos que se nos va la vida cambiando tiempo por dinero y esto nos combierte en esclavos.

Hay algunos errores que cometemos cuando trabajamos por cuenta propia:

1º) No figarse unos horarios por que es imposible tener una rutina para poder concentrarse en la materia. El hecho de fijar una rutina tiene que ver con los hábitos ya que la mente tiene que acomodarse a ello para ser consistente. Tambien es útil figar un tiempo para la ejecución de cada tarea.

2º) Ser prioritario y entender que es lo más importante. Según esto el tiempo el momento no debe ser igual.. Ejemplo no nos concentramos igual a todas las horas.

«Es mejor hacer el verdadero trabajo (= efectividad) que hacerlo verdaderamente (= eficiencia)» (Peter Drucker)

 

Hay que tener las prioridades claras, mantenerlas y llevarlas a cabo.  Las ventajas de establecer prioridades son:

  • Trabajar primero  sólo en lo importante o necesario.
  • Decidir en lo urgente.
  • Concentrase sólo en una materia.
  • Ser más efectivo en las tareas.
  • Lograr las metas de la mejor manera.
  • Desligarse de lo que puedas delegando.
  • Mantener y cumplir plazos.
  • Evitar conflictos.
  • Alegrarse de lo conseguido.

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3º) No cortar a los ladrones de tiempo. Esa llamada de una operadora de telecomunicaciones que quieren vendernos algo… por ejemplo. Por tanto reuniones, llamadas, visitas,  etc…pueden arruinar tu productividad.  En ladrón simple de trabajo es la falta de orden, por ejemplo, en la mesa, mucho papeleo que nos distrae. Sé ordenadado. Hay que aprender a decir que no, en este sentido los ladrones de tiempo también se aprovechan no sólo del saber decir que no, sino la falta de claridad que tú tengas en los objetivos. Sin objetivos claros no hay tareas.

4º)¿Estas energeticamente bien? No pensamos en ellos, pero es tan importante como cualquier otra cosa. ¿Que necesitas para estar energéticamente bien? Unos hacen deporte, otros comen bien, otros rezan… y tú?

«Un corazón feliz es la mejor medicina; un ánimo decaído repercute negativamente en su estado físico» (Antiguo Testamento)

5º) No esperes a estar saturado para organizarte. Planifica cada día, incluso te diría que la semana debe ser preparada por adelantado, ya que si no lo haces irás a «salto de mata» cuando vayas navegando en ella. Por ejemplo el fin de semana, el lunes mañana como muy tarde.

Gestión del tiempo para la felicidad

  1. Tomate tiempo par trabajar, es el precio del éxito.
  2. Tómate tiempo para pensar, es el manantial del la Fuerza.
  3. Tomate tiempo par jugar, es el secreto de la Juventud.
  4. Tómate tiempo para leer, es la base de la Ciencia.
  5. Tómate tiempo para ser amable, es la puerta de la Felicidad.
  6. Tómate tiempo para soñar, ees el camino hacia las Estrellas.
  7. Tómate tiempo para amar, es el verdadero Placer de vivir.
  8. Tómate tiempo ara estar alegre, es la música del Alma.

6º)  La planificacion debe ser diferente tanto para tu vida personal como profesional ya que si no lo haces así acabas mezclando una cosa con la otra.

7º) No crear un buen ambiente de trabajo. Si lo haces tu subsconsciente se acostumbrará. Aunque trabajes en casa no subestimes este consejo.

8º) No hacer más de  3 prioridades al día. Te saturaras. En este caso sólo la delegación podrá ayudarte. Este apartadado también es importante saberlo hacer, no todo el mundo sabe delegar.

9º) Cuando encuentre un cliente desordenado debes educarle para que no robe tu tiempo y perjudique la productividad.

10º) Evita la procastinación.

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La siguiente frase, a pesar de ser de Seneca,no ha perdido fuerza:

«Nuestro tiempo en parte nos lo roban. En parte nos lo quitan. Y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta». (Séneca)

La regla de Pareto para la gestión del tiempo

Lo que viene -basicamente- a explicar el principio de Pareto es que el 20 % del Esfuero genera el 80 % del Resultado. Podéis ver más sobre el principio de pareto en wikipedia

Aplicado al tiempo muchas veces el 20 % de del tiempo y la energía correctamente utilizado, nos da el 80 % del resultado:

  • 20 % del trabajo de mesa ayuda el 80 % del éxito del Trabajo.
  • 20 % del cliente  nos da el 80 % de venta.
  • 20 del tiempo de la entrevista nos da el 80 % de información.
  • 20 % de fallos originina el 80 % de desperfectos.
  • 20 % del periódico tiene el 80  % de las noticias.

Recuerda que si planificas por escrito podrás mejorar las estadísticas de principio de pareto.   🙂

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Planifica por escrito tu gestión del tiempo

Hace tiempo vi en algún sitio que cuando pones por escrito tu proposito tienes mas posibildades de conseguir, pués eso mismo se aconseja para el la gestión del tiempo. Planifica por escrito la gestión de tu tiempo.  Con sólo 8 minutos de preparación puedes ahorar hasta 1 hora para lo principal.

«Quien no siembra no recoge». (Refrán)

¿Por qué es importante escribir como gestionaras tu tiempo?:

  1. Ganarás un panorámica general, así lo menos importante será rechazado facilmente.
  2. Podrás conocer donde pierdes el tiempo.
  3. Lo que no has hecho lo recordarás y lo pasarás al dia siguiente
  4. Te concentrarás mejor en la tarea ya que supone un foco a realizar.
  5. El hecho de estar escrito tiene un punto de automoticación que una vez realizadas te darán un estimulo positivo para volver a luchar por otra tarea de las misma manera: hábito.
  6. Al estar escritos descargas a tu memoria del trabajo.
  7. Puede ayudarte a justificar tu trabajo ante los clientes: horas, tareas, tiempo invertido, materias..etc..
  8. Menos stress.
  9. Lograr objetivos personales y familiares más rapidamente.

Herramienta para la gestión del tiempo

Esta herramienta tiene un versión de pago y otra gratuita. El mejor consejo es ir de menos a más… No compliques las cosas desde el principio ya que si pones demasiado no podrás hacer un seguimiento adecuado.

Se trata de Toggl

1.- Crea un cliente nuevo.

2.- Ve a projectos y crea uno nuevo. Un cliente puede tener varios proyectos.

3.- Empezar el seguimiento desde Timer y selecciona el proyecto. Puedes asignar etiquetas a un mismo proyecto. Las etiquetas son conceptos menors.

4º.- Solo te queda pulsar el inicio del tiempo y empezar a contabilizar.

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Podéis ver el siguiente video

Gestiona mejor tu tiempo con la gestión de proyectos

Con trello.com

Los tableros son áreas de trabajo que te permite gestionar cualquier cosa.

Puedes crear un tablero por cliente o un tablero por empresa con la que trabajas. Cuanto creas el cliente, después creas la listas que pueden ser la tareas…puedes crear una lista para las cosas en proceso, otra para la que quedan por hacer, otra las que delegas y otras las realizadas…

Te permite desplazar una tarea de una lista a otra y compartirla con clientes y amigos.

Planes diarios para la gestión del tiempo

La planificación debe empezar por lo diario. Si no eres capaz de planificar dia a dia no podrás hacerlo a largo plazo. Pieza que el día a dia es la unidad más pequeña. Cada día empieza de nuevo. Tienen que ser objetivos diarios

Metodo ALPEN:

Es un método sencillo que solo necesita 8 minutos diarios, el objetivo es tener más tiempo para lo esencial.

Escribe las actividades, las tareas y la fechas que debes hacer cada día:

  • Lo pendiente del día anterior.
  • Trabajos necesarios para esa semana o ese mes.
  • Los imprevistos a realizar.
  • Llamadas telefonicas, mail, mensajes a emitir.
  • Asuntos periódicos que se repiten.
Como calcular el tiempo para las actividades

Dicen que hay que establecer el siguiente porcentaje:

  • 60 % del tiempo  para actividades planificadas
  • 20 %  del tiempo para actividades espontanéas y sociales
  • 20 %  para las inesperadas

Lo ideal es establecer un tiempo para cada tarea eliminado los estorbos lo que te permitirá concentrarte mejor en tu misión.

Valor de la utilización del tiempo

Cuando se analiza el valor de la utlización de tiempo dedicado a la realización de las tareas MUY IMPORTANTES (A), IMPORTANTES (B) y MENOS IMPORTANTES(C)  te puedes dar cuanta que no siempre  se corresponde con el valor de las  tareas  que representan el aunténtico objetivo

A menudo se pasa uno la mayoría  del tiempo ocupado con problemas tipo (C) secundarios dejando  poco, generalmente demasiado poco, para las tareas de importancia vital (A). La clave para que la distribución de la distribución del tiempo sea la correcta está  únicamente en establecer una profunda prioridad de las actividades planificadas CLASIFICÁNDOLAS en A-B-C según su importancia: Prioridades ABC:

 

  1. Las tipo A son los más importantes para ejecutivo, empresario, autónomos, directivo o incluso para ti si tiene la importancia másximo. Únicamente pueden ser llevadas a cabo por la persona correspondiente ya que son de máximo
  2.  Las tipo B son, por lo general, tareas importantes y también delegables.
  3.  Las tipo C son las menos importantes  para el cumplimiento de una función, si bien son en la que gastamos  la mayor parte del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo (rutinarios, trabajos, teléfono, llamadas, etc, etc, etc.)

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Es lógico que para aplicar bien este analísis hay que equilibrarlas y establecer las prioridades correspondientes.

– planifica sólo 1 ó 2 TAREAS A por día (3 horas aproximadamente)

– prevé otras 2 ó 3 TAREAS B (1 hora aproximadamente)

– Reserva el resto del tiempo (45 minutos aproximadamente) para TAREAS C

Así estarás dirijiendo activamente el desarrollo de tu a ctividad con consciencia evitando interferencias indeseadas para encontrar tus objetivos deseados.

Cuando eres capaz de cumplir esto podrá decidir finalmente con más libertad sobre tu tiempo.  🙂

Como comenzar tu día

La actitud, las ganas, la alegría con la que comenzamos el día van a marcar la pauta de su transcurso, así que de ti depende el cómo. Hay gente que no desayuna y les va bien, sin embargo otros necesitan comer algo o si no, les duele la cabeza. Con esto quiero decirte que tu sabrás lo que te mantiene energeticamente vivo y alegre para enfocar tu día…

A mi, personalmente me carga mucho hacer deporte a primera hora en ayunas no sólo por que es bueno para  según la dieta del tigre quemar grasas y transformarlas en energía, sino por que cuando suben las endorfinas a primera hora es como un chute de positividad.

Generalmente lo normal será:

– un placentero despertar.

– un desayuno en familia.

– una ducha, aseo  e higiene personal beneficiosos

–  sin estres de viaje a la oficina y sin prisas.

Para conseguir una actitud 10 frente al nuevo día, te en cuenta los siguientes parámetros:

a)   Realizar cada día una tarea que le satisfaga

b) Una tarea -cada día- que le acerque a sus metas personales.

c) Cada día hacer  una actividad diferente a su trabajo habitual ( familia, deporte, hobby, etc.).

Antes de ir a trabajar:

a)  Cual es el plan del día (programado la noche anterior) en relación a la importancia y dificultad de las obligaciones y metas fijadas para ese día

c)  Preguntate si tienes la preparación adecuada y establecer las bases para las tareas difíciles obligaciones tipo A)

Antes de irtte del despacho, deberías terminar el día pensando:

a)  Si has cumplido los deberes del día en relación a lo propuesto.

b) Examinar qué trabajos no pudieron hacerse y cuáles tiene que ser solucionados  día siguiente.

En este punto no dejes de planificar el día siguiente. Así te  ahorrará una sensación de intranquilidad a la hora de dormir, lo cual centrará para el día siguiente creando una actitud  positiva ante la vida.

Como se rinde en la gestión del tiempo

No se si os habréis fijado pero no se rinde igual según el horario y la energía de nuestro cuerpo. Conocer vuestro mejor rendimiento os ayudará a observar vuestras capacidades y ordenar vuestras tareas según esto. Claro dependiendo de cada uno, sus habítos, lo que come, etc puede variar, pero en general existe una curva de rendimiento que debes tener en cuenta.

El nivel más elevado de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día, esta es la razon por la que me gusta entrenara primera hora, dado que entre las endorfinas y la naturaleza de nuestro cuerpo me pongo al 100 %

Por la tarde (después de comer) aparece el bajón de media tarde, que se combate con  café cargado, etc con lo cual sólo se logrará alargarlo.

Tras la  subida media a última horas de la tarde, la curva de rendimiento cae de forma continua, para alcanzar el punto más bajo después de medianoche.

Según lo dicho lo más inteligente es poner la tarea tipo A en los horarios en los que más rendimos, la tipo en el siguiente punto y las C cuando más cansados estamos. Además la curva de cada uno cambiará ligeramente según su organimos y energía.

Mentalmente la máximo concentración se pierde después de 1 hora, así que considera hacer pausas. Lejos de perder tiempo, igual lo ganas…  😯

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Algunas investigaciones sugieren que, después de la hora, la pausa debería durar solo 10 minutos moviéndote y respirando aire fresco…  💡

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La importancia de la Delegación en la gestión del tiempo

Hay algo que con el tiempo todo el mundo sabe pero que no es fácil de hacer: Delegar.  En la gestión de ciertos proyectos, incluso familiares la capacidad de delegación es fundamental. Lo que ocurre es hay que tener en cuenta ciertas ideas para hacerlo bien.

Al delegar se consigue ganar tiempo descargándote en otras personas. Esta debe ser obviamente por que en quien delegamos tiene las habilidades necesarias para ello. Cuando lo hacemos podemos, si lo hacemos bien, motivar en quién se delega. Lo que ocurre es que el traspaso de tareas debe ser adecuada y para que tenga éxito se requieren 2 cosas:

a) La disposición de delegar (querer). Algunas personas, por su carácter, no son capaces de delegar y deben hacerlo todo ya que consciente o inconscientemente no confían.  Para ayudar a superar esto te propongo que te hagas las siguientes preguntas antes de hacerlo:

¿Qué estoy delegando?

¿En quién se delega?

¿Por qué él o ella?

¿Cómo debe hacerlo?

¿Cuando debe estar terminado?

b) La capacidad de delegar (poder)

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